Datenschutzkonformes Schwärzen von Dokumenten

Was bedeutet datenschutzkonformes Schwärzen?

Das Schwärzen von Dokumenten bezeichnet den Prozess, bei dem bestimmte Informationen – insbesondere personenbezogene Daten – in einem Dokument unkenntlich gemacht werden. Ziel ist es, die Vertraulichkeit dieser Daten zu wahren, sodass unbefugte Dritte keine Rückschlüsse auf die betroffenen Personen ziehen können. Der Schwärzungsprozess kann sowohl physisch (zum Beispiel mit einem Textmarker auf einem gedruckten Dokument) als auch digital (etwa durch Software-Tools) erfolgen. Entscheidend ist dabei jedoch, dass die geschwärzten Informationen auch tatsächlich unzugänglich sind – sowohl optisch als auch technisch.

Technische Anforderungen an das Schwärzen

Beim digitalen Schwärzen reicht es nicht aus, Daten lediglich visuell zu verdecken. Häufig werden Fehler gemacht, indem personenbezogene Informationen zwar „unsichtbar“ gemacht, jedoch im Hintergrund des Dokuments weiterhin vorhanden und durch einfache Mittel wiederherstellbar sind. Dies geschieht oft, wenn die Schwärzung beispielsweise als farbige Überlagerung oder als Textmarkierung erfolgt, der Originaltext jedoch noch im Dokumenten-Code vorhanden ist.

Eine datenschutzkonforme Schwärzung bedeutet, dass die betreffenden Daten irreversibel entfernt oder so verändert werden, dass sie weder für den Empfänger des Dokuments noch für Dritte zugänglich oder rekonstruierbar sind. Tools, die ein Dokument beispielsweise in ein Bildformat konvertieren oder den Text vollständig löschen, sind in der Regel besser geeignet als bloße Textüberlagerungen.

Schwärzungsfehler: Häufige Ursachen und Beispiele aus der Praxis

Wie wichtig es ist, das Schwärzen korrekt durchzuführen, zeigt ein Beitrag der Sächsischen Datenschutz- und Transparenzbeauftragten (SDTB), die aus ihrer Aufsichtspraxis berichtet. Immer wieder kommt es in der Praxis zu Fehlern, die zu einer unbeabsichtigten Offenlegung personenbezogener Daten führen. Die folgenden Punkte sind typische Fehlerquellen:

• Unzureichendes Schwärzen in PDF-Dokumenten: Ein häufiger Fehler ist, dass Text in PDF-Dokumenten lediglich visuell mit einer farbigen Fläche verdeckt wird. Diese Fläche kann jedoch entfernt oder der Text mithilfe spezieller Software leicht wieder sichtbar gemacht werden.

• Metadaten vergessen: Viele elektronische Dokumente enthalten Metadaten, die Rückschlüsse auf die betroffenen Personen zulassen können. Dazu gehören Bearbeitungshinweise, Erstellungsdaten oder Kommentare. Wenn diese Metadaten nicht entfernt werden, können trotz Schwärzung sensible Informationen offengelegt werden.

• Kopieren und Einfügen: Wenn Text aus einem geschwärzten Dokument kopiert und in ein anderes Format eingefügt wird, besteht die Möglichkeit, dass die ursprünglich geschwärzten Daten im neuen Dokument wieder sichtbar werden. Dies ist insbesondere bei Dokumenten im Word- oder PDF-Format problematisch, wenn die Schwärzung nur durch farbliche Überlagerung und nicht durch tatsächliches Löschen erfolgt.

• Fehler bei gedruckten Dokumenten: Auch im physischen Bereich können Schwärzungsfehler auftreten. Zum Beispiel, wenn geschwärzte Daten durch das Licht von Scannern oder Fotokopierern teilweise wieder sichtbar gemacht werden.

Diese Schwärzungsfehler führen nicht nur zu einer Gefährdung der Vertraulichkeit, sondern stellen auch Datenschutzverletzungen im Sinne von Art. 33 DSGVO dar. Werden personenbezogene Daten unbefugt offengelegt, muss dies in der Regel der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden, was zusätzliche Kosten, Zeitaufwand und mögliche Sanktionen mit sich bringt.

Datenschutz durch technisch-organisatorische Maßnahmen

Das Schwärzen von Dokumenten fällt unter die sogenannten technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM), die nach Art. 32 DSGVO ergriffen werden müssen, um die Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten. Diese Maßnahmen dienen dazu, ein angemessenes Schutzniveau zu schaffen und die Risiken für die betroffenen Personen zu minimieren.

Die DSGVO legt dabei keinen starren Maßnahmenkatalog fest, sondern fordert, dass die Maßnahmen „dem Stand der Technik“ entsprechen und sich an den jeweiligen Risiken orientieren. Das bedeutet, dass Verantwortliche stets aktuelle technische und organisatorische Maßnahmen implementieren müssen, die den Schutz personenbezogener Daten sicherstellen. Im Kontext des Schwärzens bedeutet dies, dass Unternehmen und Behörden geeignete Software-Tools und Verfahren einsetzen müssen, die sicherstellen, dass Daten tatsächlich unkenntlich gemacht und nicht wiederherstellbar sind.

Konsequenzen bei Verstößen: Datenpannen und Bußgelder

Werden personenbezogene Daten infolge unsachgemäßen Schwärzens unbefugt offengelegt, handelt es sich um eine Datenpanne im Sinne von Art. 33 DSGVO. Der Verantwortliche ist in diesem Fall verpflichtet, die Datenpanne unverzüglich, in der Regel innerhalb von 72 Stunden, der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden. Die Behörde prüft den Vorfall und kann, je nach Schwere des Verstoßes, empfindliche Sanktionen verhängen.

Bußgelder nach der DSGVO können beträchtlich sein. In besonders schweren Fällen können sie bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens betragen – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Darüber hinaus kann ein derartiger Vorfall zu einem erheblichen Reputationsverlust führen, was insbesondere für Unternehmen mit einem hohen Vertrauensverhältnis zu ihren Kunden schwerwiegende Folgen haben kann.

Praktische Tipps: Wie kann das Schwärzen sicher durchgeführt werden?

Um das Risiko von Schwärzungsfehlern zu minimieren und den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden, sollten Unternehmen und Behörden die folgenden Maßnahmen in Betracht ziehen:

• Verwendung spezialisierter Software: Nutzen Sie Softwarelösungen, die speziell für das Schwärzen von Dokumenten entwickelt wurden. Diese Tools entfernen die geschwärzten Daten vollständig aus dem Dokument und stellen sicher, dass sie nicht wiederhergestellt werden können.

• Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter: Beschäftigte, die mit der Schwärzung von Dokumenten betraut sind, sollten regelmäßig zu diesem Thema geschult werden. Insbesondere sollte auf die typischen Fehlerquellen und die ordnungsgemäße Verwendung der eingesetzten Software hingewiesen werden.

• Verzicht auf einfache Textüberlagerungen: Vermeiden Sie das Schwärzen von Texten durch farbige Überlagerungen oder einfache Markierungen. Diese Methode ist unsicher und entspricht nicht den Anforderungen der DSGVO.

• Prüfung durch Fachpersonal: Lassen Sie geschwärzte Dokumente vor der Weitergabe oder Veröffentlichung stets durch Fachpersonal auf mögliche Schwärzungsfehler überprüfen. Eine doppelte Kontrolle minimiert das Risiko von Datenpannen.

• Löschen von Metadaten: Entfernen Sie bei elektronischen Dokumenten vor der Schwärzung alle Metadaten, die sensible Informationen enthalten könnten.

Fazit

Das Schwärzen von Dokumenten ist eine unverzichtbare Maßnahme, um personenbezogene Daten zu schützen und den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Doch nur, wenn diese Maßnahme korrekt durchgeführt wird, kann sie ihre volle Wirkung entfalten. Verantwortliche müssen daher sicherstellen, dass geeignete technische Lösungen zum Einsatz kommen und die Mitarbeiter ausreichend geschult sind. Andernfalls besteht das Risiko schwerwiegender Datenschutzverletzungen, die nicht nur zu Bußgeldern, sondern auch zu einem erheblichen Reputationsverlust führen können.