Transparenzregister – Was zum Start am 1. Oktober 2017 zu beachten ist

Mit der Änderung des deutschen Geldwäschegesetzes (GWG) zur Umsetzung der 4. Europäischen Geldwäsche-Richtlinie (EU 2015/849) unterliegen ab dem 1. Oktober 2017 alle inländischen juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften, mit Ausnahme von BGB-Gesellschaften, den bußgeldbewehrten Transparenzpflichten nach § 20 GwG. Zwar dürfte für eine Vielzahl von Unternehmen keine Pflicht zur Mitteilung an das neu geschaffene Transparenzregister bestehen. Allerdings sollte eine Überwachung einer möglichen Verpflichtung  in bestehende Compliance-Systeme integriert werden.

1. Das Transparenzregister

Das zum 27.12.2017 gestaffelt einsehbare, zentrale Transparenzregister ist als ein so genanntes Auffangregister konzipiert. Über das Transparenzregister sollen Gesellschaften oder sonstige juristische Personen erstmalig bis zum 01.10.2017 Angaben zum wirtschaftlichen Eigentümer machen müssen, sofern sich diese Angaben nicht bereits aus Eintragungen und Dokumenten aus bestimmten anderen öffentlichen Registern ergeben.Entsprechend werden im Transparenzregister neben direkten Eintragungen zum Transparenzregister auch die weiteren einschlägigen Register zugänglich sein, aus denen sich der wirtschaftlich Berechtigte ableiten lässt.

Das Transparenzregister ist bereits abrufbar und steht den Verpflichteten für eine Registrierung offen.

2. Mitteilungspflicht zum Transparenzregister

Gesetzliche Vertreter von juristischen Personen  und rechtsfähigen Personengesellschaften (vgl. § 20 Abs. 1 GwG) sowie Trustees und Treuhänder (vgl. § 21 Abs. 1 und 2 GwG) sind zu unverzüglichen Mitteilungen ihrer wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister verpflichtet, sofern sich die wirtschaftlich Berechtigten nicht bereits aus anderen öffentlichen Quellen (z.B. dem Handelsregister) ergeben. Börsennotierte Gesellschaften sind von gesonderten Mitteilungen an das Transparenzregister ausgenommen, sofern sich die kontrollierende Stellung bereits aus entsprechenden Stimmrechtsmitteilungen ergibt.

Wirtschaftlich Berechtigter im Sinne dieses Gesetzes ist die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner letztlich steht, oder auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird. Bei juristischen Personen zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält, mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt. Wenn keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann, gilt als wirtschaftlich Berechtigter der gesetzliche Vertreter, geschäftsführende Gesellschafter oder Partner des Vertragspartners.

Mitteilungspflichtig sind folgende Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten: der Vor- und Familienname, das Geburtsdatum, der Wohnort, der Typ des wirtschaftlich Berechtigten (fiktiv oder tatsächlich) sowie Art und der Umfang des wirtschaftlichen Interesses (vgl. § 19 Abs. 1 GwG). Sowohl nachträgliche Änderungen der Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten als auch Hinweise darauf, dass der wirtschaftlich Berechtigte sich zwischenzeitlich (wieder) aus anderen Registern ergibt, sind mitteilungspflichtig.

3. Compliance und Sanktionen

Insbesondere aufgrund der Tatsache, dass das Gesetz eine regelmäßige Überprüfung und anschließende Mitteilung von Änderungen zu Angaben von wirtschaftlich Berechtigten fordert, ergibt sich die Notwendigkeit im Rahmen der eigenen Compliance sicherzustellen, dass regelmäßig überprüft werden kann, ob Änderungen bei den wirtschaftlich Berechtigten bekannt geworden sind. Dabei trifft die Unternehmensführung zwar eine Nachfragepflicht gegenüber ihren unmittelbaren Gesellschaftern und eine Aufbewahrungspflicht, aber keine eigene Nachforschungspflicht. Vielmehr haben die Gesellschafter ihrerseits nach § 20 Abs. 3 GwG die Pflicht, der Gesellschaft die notwendigen Angaben und jede Änderung dieser Angaben unverzüglich mitzuteilen.

Ein Verstoß gegen die in § 20 Abs. 1 und Abs. 3 GwG verankerten Pflichten gilt als Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld von bis zu 100.000 € oder, bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen, gar bis zu 1.000.000 € bestraft werden.

4. Einsicht ins Transparenzregister

Das Transparenzregister wird ab dem 27.12.2017 einsehbar sein. Der Zugang zur Suche im Transparenzregister soll gestaffelt nach der Funktion der Einsichtnehmenden erfolgen. Demnach haben bestimmte Behörden im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung vollen Zugang zum Datenbestand des Transparenzregisters. Verpflichteten ist der Zugang dagegen nur fallbezogen und im Rahmen ihrer Sorgfaltspflichten gestattet. Darüber hinaus kann auf Antrag die Einsicht in spezifische Eintragungen jedermann gewährt werden, sofern dieser im Einzelfall ein berechtigtes Interesse darlegt.

5. Fazit

Für den Großteil der Unternehmen besteht unmittelbar keine Pflicht zur Mitteilung an das Transparenzregister, weil sich die wirtschaftlich Berechtigten bereits aus anderen öffentlichen Registern, wie dem Handelsregister, Genossenschaftsregister oder Unternehmensregister ergeben.

Allerdings sollte eine Überwachung einer möglichen Verpflichtung  in bestehende Compliance-Systeme integriert werden. Nur so ist es der Geschäftsführung möglich die Einhaltung der Vorgaben zu dokumentieren und eine mögliche künftige Verpflichtung einzuhalten.

Es wird allerdings auch eine Reihe von Unternehmen geben, die sich sehr intensiv mit der neuen Verpflichtung beschäftigen müssen. Dies ist immer dann der Fall, wenn sich die tatsächlichen Kontroll- bzw. Stimmrechte einer natürlichen Person nicht aus öffentlichen Registern ergibt. Dies kann zum Beispiel der Fall sein bei Gesellschaftern mit Sitz im Ausland, Stimmbindungsverträgen, Sonderregelungen zu Kontroll- bzw. Stimmrechten in Gesellschaftsverträgen, Treuhand- und Nießbrauchsverhältnisse sowie Unterbeteiligungen oder stille Beteiligungen.